Secretaría Económica Administrativa

1. Misión

La misión principal de la Secretaria de Políticas Administrativas y de Gestión de Recursos, es la de GESTIONAR y ADMINISTRAR los recursos económicos, financieros, patrimoniales y presupuestarios de la U.A., garantizando la eficiencia en los procesos involucrados y previendo las medidas de control necesarias.

Esta Secretaría, debe asistir a las autoridades en la toma de decisiones vinculadas no solo a la esfera  económica financiera, sino también respecto a la administración de los Recursos patrimoniales y Recursos Humanos de la Facultad. 

  1. Conocimiento y manejo de la legislación específica emanada del Orden Nacional e interno de la Universidad y de otros órganos que correspondan y que deben ser aplicados en los diferentes procesos administrativos.
  2. Planteamiento de políticas de gestión (ejes estratégicos) vinculadas al área de administración de recursos y al área económica financiera.
  3. Elaboración del proyecto de presupuesto anual.
  4. Implementación de los mecanismos de control, que garanticen la correcta ejecución del presupuesto anual probado, así como el gasto adecuado de los recursos disponibles.
  5. Control permanente de la planta de cargos y su justificación presupuestaria.
  6. Establecimiento de las medidas conducentes a la registración de los bienes patrimoniales de la Facultad, su contabilización, inventario, asignación, identificación, ubicación, estado, utilización, mantenimiento, inspección y baja
  7. Auditorías internas de los sistemas de registros vinculados a las operaciones de movimiento de fondos, valores y bienes patrimoniales, la gestión presupuestaria y la vinculación con los organismos de fiscalización.
  8. Generación de informes de gestión que permitan evaluar la situación económica y financiera de la Facultad, sirviendo de clave para la toma de decisiones.
  9. Planificación y ejecución de los procesos de presupuesto, contrataciones y compras de la Facultad de acuerdo al régimen de compras y contrataciones aplicable a la Universidad y las reglamentaciones internas.
  10. Implementación de mecanismos adecuados para la certificación de los instrumentos de pago que obliguen a la Facultad de acuerdo a las normas respectivas vigentes.
  11. Aseguramiento de los recursos necesarios para cumplimentar con las condiciones de seguridad e higiene en el ámbito de la Facultad.
  12. Resolución de cuestiones que le son delegadas, emitiendo las disposiciones pertinentes.
  13. Determinación de los perjuicios patrimoniales
  14. Refrendar los instrumentos resolutivos emanados del Decanato que se refieran a acciones de laUniversidad Nacional de Tucumán, Consejo Superior, Secretaría Administrativa de Rectorado u otras.
  15. Supervisión y control de los sistemas de personal, despacho, mesa de entradas y otros.
  16. Implementación de medidas que aseguren la recepción y salida de la documentación administrativa proveniente de otras Unidades Académicas o Administrativas de la Universidad u otras jurisdicciones o entidades, así como el despacho y archivo de la documentación administrativa o contable correspondiente.
  17. Aseguramiento de un adecuado mantenimiento, limpieza y vigilancia de las instalaciones y bienes destinados a prestar servicios al personal y público en general en las dependencias de la Facultad.
  18. Trabajo conjunto con las otras Secretarias

2. Dirección General Administrativa

Dirección General Administrativa: La misión principal de esta Dirección es la coordinación  y organización general de la Secretaria de Políticas Administrativas y de Gestión de Recursos, debiendo:

  • Asegurar el cumplimiento de todas las funciones asignadas a la Secretaría,
  • Asistir a las autoridades cuando estas lo requieran,
  • Contribuiren la formulación de políticas y planes de conducción,
  • Aportar en la preparación y control de programas y proyectos
  • Supervisar y controlar el desempeño de las Direcciones y Departamentos que de estas dependan.
  • Determinar, en caso de ausencia del secretario del área, para cada trámite administrativo, el área de la Facultad con responsabilidad primaria para entender en el mismo.
  • Realizar las tareas que le asigne el superior jerárquico que estén vinculadascon su área de competencia.
  • Entender en las relaciones de la Facultad con organismos centralizados y descentralizados de: Rectorado, Facultades, dependencias de los estados municipales, provinciales, nacionales y cualquier otra Entidad que se vincule la Institución, en aquellos temas de su área de competencia.
De la Dirección General Administrativa, dependen dos direcciones:
  1. Dirección administrativa: Esta dirección debe asistir a las autoridades del área en acciones de planificación, coordinación, asesoramiento, información, gestión y control destinadas a satisfacer los requerimientos de las políticas administrativas de la Facultad de Ciencias Naturales e Instituto Miguel Lillo. Por otro lado es responsable de la ejecución de las funciones involucradas en las áreas que están bajo su dependencia, es decir,Intendencia, Despacho y Personal:
  • Intendencia: tiene como misión principal conservar en óptimas condiciones de limpieza las instalaciones de la U.A.Entre sus tareas se encuentran
    1. Asegurar la limpieza diaria de:
      1. Los baños, revisando que esté limpio cada sanitario y que no haya papeles tirados.
      2. Las aulas ysalones de clase.
      3. Oficinas académicas yadministrativas.
      4. De otras áreas a petición de su jefe inmediato.
    2. Deposito diario de la basura en el lugar indicado.
    3. Guardado del material de trabajo al final del día laboral.
    4. Reporte inmediatamente a su jefe directo sobrecualquier desperfecto en vidrios, puertas, chapas, lámparas, tasas, mingitorios, sillas, escritorios, pupitres ypizarrones.
    5. Participación en el relevamiento y posterior presupuesto de las necesidades de insumos y equipamientos necesarios para encarar las tareas diarias.
    6. Notificación formalal superior jerárquico sobre cualquier hecho o falta que sugiera una condición inadecuada en materia de seguridad e higiene.
    7. Mantenimiento deuna comunicación efectiva, cordial y permanente con la comunidad escolar.
    8. Ejecución de las tareas que le asigne el superior jerárquico relacionado con su área.
El intendente debe asegurar el cumplimiento de las funciones asignadas a quienes dependen de él. Esto es: Mayordomo: trabaja de manera coordinada con el Intendente, colaborando en la coordinación de las actividades del sector, y supliendo al personal en las tareas diarias cuando esto fuese necesario. Maestranzas: deben realizar la limpieza de las áreas asignadas por el Intendente o por el Mayordomo, realizar trámites administrativos fuera de la U.A. cuando esto fuese requerido por la autoridad competente, solicitar elementos de trabajo, asegurar el buen uso de los elementos de trabajo asignados a cada uno, sacar la basura en los horarios adecuados, ejecutar las tareas indicadas por el superior inmediato.
  • Despacho: tiene como misión, la emisión y control de la documentación vinculada directa o indirectamente con los instrumentos resolutivos de la Facultad.
  • Personal: debe efectuar el registro de ingreso, licencias, egreso del personal docente, no docente y autoridades y cualquier otra movilidad del personal de la Facultad. Sus funciones son:
    1. Mantener actualizados los legajos del Personal en General
    2. Elaborar y elevar en tiempo y forma a la Dirección Gral. de Haberes de Rectorado, la información necesaria para la liquidación mensual de sueldos, adicionales, salarios etc. (Formulario 55)
    3. Cargar  en Rectorado la información elevada por Form. 55 y efectuar el control antes de hacer efectivo el pago (Planilla de prueba)
    4. Efectuar los informes que requieran las  autoridades referentes al personal.
    5. Llevar el control de la asistencia y descansos compensatorios.
    6. Hacer informes para el otorgamiento de las licencias.
    7. Mantener informadoa todo el Personal de la Institución de nuevas disposiciones emanadas desde la Institución, Rectorado, Ministerios de la Nación o otros organismos que implique derechos u obligaciones para las Personas en relación de dependencia.
    8. Notificar en caso de ser necesario por escrito toda disposiciónque implique modificación de la situación laboral del agente.
  • Mantenimiento: este sector tiene como función principal, la realización de tareas de mantenimiento tanto de la parte edilicia como del parque automotor de la U.A.. Por ejemplo, deben asegurar el normal funcionamiento de la parte eléctrica, jardinería, carpintería, herrería y plomería entre otros.
  • Personal de Apoyo: en este sector se encuentra personal técnico y administrativo que colabora en diferentes cátedras de la Facultad, así como en los Institutos dependientes de la U.A.. Las funciones que desempeñan tienen relación con el lugar en donde se encuentran prestando servicios

3. Dirección Mesa de Entrada

Dirección Mesa de Entradas: Tiene como misión asegurar la recepción, salida y resguardo definitivo o transitorio, de la documentación administrativa proveniente de la U.A., de otras Unidades Académicas o Administrativas de la Universidad u otras jurisdicciones o entidades.
  1. Trámite y registro de toda documentación que ingrese a la U.A., ya sea proveniente de la misma U.A. o de otros organismos, entidades o personas.
  2. Recepción, clasificación, registro y archivo de toda documentación e Instrumentos resolutivos emanados del Decano, del HCD y de las distintas Secretarías.
  3. Garantía del seguimiento de los diferentes expedientes generados en mesa de entradas, generando información pertinente sobre la ubicación de los mismos
  4. Intervención en todo trámite relacionado con expedientes: con el desglose y agregación de actuaciones, vistas, providencias, notas, resoluciones y comunicaciones que de ellos se originan.
  5. Reserva con término o sin él, de los expedientes y demás documentos cuando lo disponga la autoridad competente.
  6. Administración del Archivo General, revisando los expedientes y actuaciones que se encuentran bajo su custodia.

Funciones:

  1. Trámite y registro de toda documentación que ingrese a la U.A., ya sea proveniente de la misma U.A. o de otros organismos, entidades o personas.
  2. Recepción, clasificación, registro y archivo de toda documentación e Instrumentos resolutivos emanados del Decano, del HCD y de las distintas Secretarías.
  3. Garantía del seguimiento de los diferentes expedientes generados en mesa de entradas, generando información pertinente sobre la ubicación de los mismos
  4. Intervención en todo trámite relacionado con expedientes: con el desglose y agregación de actuaciones, vistas, providencias, notas, resoluciones y comunicaciones que de ellos se originan.
  5. Reserva con término o sin él, de los expedientes y demás documentos cuando lo disponga la autoridad competente.
  6. Administración del Archivo General, revisando los expedientes y actuaciones que se encuentran bajo su custodia.

Con la finalidad de llevar adelante una gestión centralizada de la información de expedientes y tramites, estandarizar circuitos administrativos, reducir el uso de papel y agilizar los circuitos administrativos, se implementó a partir del 25 julio 2023 el nuevo sistema de Mesas de Entradas SUDOCU (SISTEMA UNICO DOCUMENTAL) Resolución Rectoral N° 1067/2023. El acceso a este sistema es de uso exclusivo del personal administrativo autorizado.

La recepción de notas deben enviarse en formato PDF a mesadeentrada@csnat.unt.edu.ar las mismas serán respondidas con el número de expediente o trámite correspondiente.

Las consultas deben solicitarse al mismo mail indicando el número de expediente o tramite.

Las resoluciones, a partir de la implementación de este sistema se emiten de manera digital y son notificadas por mail.

Reglamentos

SUDOCU

Sistema de Mesa de Entradas, Salida y Archivo

Nota Modelo

4. Dirección Económica Financiera

Dirección Económica Financiera: Esta dirección debe implementar las acciones de programación, coordinación, desarrollo y control de la gestión económico-financiera y patrimonial de la Facultad, siendo la directa responsable del cumplimiento de las funciones asignadas a las cuatro áreas que dependen de ella, esto es, Bienes del Estado, Presupuesto y compras, Tesorería y Economato.
  • Bienes del Estado: su misión consiste en asistir a la DirecciónEconómico Financiera en la gestión patrimonial de la Facultad, debiendo cumplir con las siguientes funciones:
    1. Registro y control de los bienes patrimoniales de la Facultad informando sobre las altas, bajas y modificaciones de los mismos.
    2. Determinación de los perjuicios patrimoniales.
    3. Ejecución de tareas que le asigne el superior jerárquico relacionado con su área.
  • Presupuesto y Compras: su misión consiste en efectuar la compra de bienes, insumos y serviciosnecesarios para el funcionamiento de la Facultad. El almacenamiento y control de los stocks de los insumos. Entre sus funciones se encuentran:
    1. Efectuar las compras  en forma directa o directa simplificada, por concurso de precios o por licitación privada o pública, de acuerdo al monto de las mismas.
    2. Llevar un registro de proveedores
    3. Pedir  presupuestos para los trabajos de reparación de los que se encargará el Intendente.
    4. Efectuar compras de artículos de limpieza, librería y electricidad.
    5. Gestionar enimprentas (del Rectorado o privadas) la impresión de los distintos formularios a utilizar para elnormal funcionamiento de la Institución (carátulas de expedientes, fichas para biblioteca y mesa de entradas, hojas con membrete,hojas de Actas, Libretas Universitarias,entradas para la Reserva Experimental de Horco Molle, etc.)
    6. Llevar fichas stocks de productos
    7. Hacer entrega en tiempo y forma de los requerimientos originados en los distintos sectores de la Institución
    8. Informar de los faltantes al responsable del área 
  • Tesorería: le corresponde el manejo financiero de los fondos asignados a la  Facultad presupuestariamente y de los fondos generados con la utilización de los recursos propios. Sus funciones son:
    1. Interviene en las tareas de registro de libros de fondos y valores, bancos, cargos y descargos, confección de expedientes
    2. Responsable del manejo de Caja Chica y fondos permanente.
    3. Confección de arqueos mensuales y trimestrales
    4. Trámites de gestión de fondos en bancos y en Rectorado
    5. Retiro de cheques de Tesorería General para gastos de funcionamiento, para pago de sueldos que aún no tienen Caja de Ahorro, para pago de becas etc.
    6. Pagos a proveedores.
    7. Rendiciones de los fondos recibidos. 
  • Economato: debe asistira la Dirección Económica Financiera, sobre el movimiento deinsumos. Entre sus funciones se encuentran:
    1. Confección de fichasde productos.
    2. Entrega en tiempo y forma de los requerimientos originados en los distintos sectores de la Institución.
    3. Generación de informes sobre los faltantes al responsable del área.

5. Organigrama

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